株式会社MeTa
株式会社MeTaは「数学の克服」に特化した「オンライン学習塾事業」を展開。国公立大学の中でも難関層への受験対策を行う同社では、業界の中でもユニークな個別指導スタイルを採用しています。
スマホスタンドを利用してカメラを固定し教科書や問題集を投影。生徒様の計算プロセスを確認しながら、Google Meetで授業をしています。業界的にも珍しい指導メソッドで、生徒様のご利用が簡単であることから事業を急速に拡大されています。
創業から3期目を迎え事業の拡大フェーズにある同社は、社内業務の標準化に伴う「マニュアル化」が今後の注力ポイントの一つ。今回はManualForceによって業務効率化された点や活用シーンについて代表取締役の春日さんにお話を伺いました。
│事業のスケールを目指す上でマニュアル作成は避けては通れない
ーManualForceの導入以前にお困りであった業務を教えてください。
春日さん：社内業務の標準化に注力するなかで、まさに、マニュアル作成に困っていました。私自身はマニュアル作成が好きではありませんでしたし、マニュアルが事業のスケールにおいては重要と理解しつつも腰が重い作業でした。
今までは、マニュアル化したいサービスのスクリーンショットを撮り、Notionに貼り付け、説明文を書いて運用していました。Windowsのスクショ機能で対応していましたが、大量にスクショを撮る時はとても面倒でした。また、Notionに貼り付ける際はスクショそのものに矢印やポインターをつけるような画像編集まではできないので、それも相まって説明文の記載も面倒でしたし、どのマニュアルがどこにあるのかわかりにくい状況でした。
ーどのようなマニュアルを作成されていたのですか？
春日さん：社内の従業員向けにはHubSpotの操作方法やLINE公式アカウントの運用者登録方法。アルバイトの方々向けにはSlackの登録方法などをまとめていました。また、自社サービス内容の規定やトラブルの対応方法などもマニュアルとしてまとめていました。3-4名で作成し、30-40名が閲覧するような規模感です。
│「ながら記録」で5分の1まで工数を削減
ーManualForceを導入して業務はどのように変わりましたか？
春日さん：従業員になんらかの操作を聞かれたときにGoogle Meetを立ち上げてもらい、私から操作の説明をするのですが、ManualForceを同時に立ち上げて、その場で記録も行うようにしました。ツールによっては1回の説明で覚えられない複雑な操作もあるので、説明の度に記録を行いナレッジベースとして蓄積する運用をとっています。
また、HubSpotに関しては協力会社に導入を支援いただいているのですが、Google Meetで説明を受けるときはその場で必ずManualForceで記録をするようにしています。本来は操作を教えてもらってからマニュアルを作ると思いますが、説明を受けながら記録をするため、その場でマニュアルが出来上がります。およそ4分の1から5分の1までマニュアルの作成時間が短縮されています。
フォルダリングは基本的にツールで分けて運用し、Notionでマニュアルを管理していた時と比べ、どこに何のマニュアルがあるのかがわかりやすくなりました。また、初期設定関連のフォルダだけはツール名でのフォルダリングと切り出して管理しており、新しく入った従業員やアルバイトがすぐに閲覧できるようにしています。
│事業のスケールを加速化させていく
ーこれからManualForceを利用して取り組んでいきたいことを教えてください。
作成したいマニュアルはまだまだあるので、これを機に一気に作っていき、ナレッジベース化していきたいと考えています。また、従業員とインターン含む6名でManualForceのチームに参加していますが、アルバイト向けにNotionでの情報共有は継続しているので、ManualForceの出力機能を用いながらNotionでの情報掲載もリッチにしていきたいと考えています。
経営のスケールにおいてボトルネックだったマニュアル作成を、ManualForceを使って解決することで事業のスケールを加速化させたいと思います。
ー引き続きManualForceがご支援できるよう改善を進めて参ります。貴重なお話をありがとうございました！
※掲載内容は取材当時のものです。
