合同会社月虹
合同会社月虹はSNS起業家専門のオンライン秘書事業を運営しています。SNS起業家とは、InstagramやTwitterでの発信をきっかけとして、オンラインサロンや物販事業を展開していくインフルエンサーを指します。
同社は上記SNS起業家のウェブサイトのシステム選定から構築までをハンズオンでサポートし、それに伴うバックオフィス業務の立ち上げから実行まで全行程で伴走。また、行政書士の資格を有する代表の中川さんは、契約書関連の業務も支援しています。
年々過熱さを増すインフルエンサー市場において、同社は特にバックオフィス業務の効率化に注力。ManualForceによって効率化された点や改善されたシーンについて代表の中川さんにお話を伺いました。
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│専門性の高いシステムの口頭の引継ぎは聞きなおしも多い
ーManualForceの導入以前にお困りであった業務を教えてください。
（中川さん）支援先が規模を拡大していくにあたり、チームを組成していくことがしばしばあります。この時、業務毎に引継ぎが発生するのですが、多くの業務は細分化してお渡しすることになります。ただ、この引継ぎが非常に面倒でした。今まではZoomをつないで口頭で引継ぎを行うことが多く、簡単なメモを渡すことはありました。しかし、結局引き継いだ相手からもう一度内容を聞かれることが多く、時間をとられてしまうことも頻繁にありました。場合によっては自分でその業務を巻き取ってしまうこともあり、効率的ではないなと感じていました。
ーどのような業務の引継ぎでしょうか？
（中川さん）例えば、決済周りに関する業務は重要な業務として挙げられます。決済システムのStripeに関連する業務として、注文が入ってからの督促や入金状況の確認などの業務があります。Stripeに関してはサービスサイトで説明はあるものの、非常に長いので、正直それをお客様に「見ておいてください」というわけにはいかず、細かい設定の多いシステムなので説明にはいつも苦労していました。他にはWordPressのCMSを使った記事更新業務の引継ぎなどもあります。
│マニュアルを受け取った人にとっての実用性の高さ
ーManualForceを導入して業務はどのように変わりましたか？
（中川さん）業務の引継ぎは口頭での説明ではなくManualForceを利用して行うようになりました。本当に実務に必要な部分だけをピンポイントでManualForceで記録して共有しています。また、作成したマニュアルにお客様のお名前もステップにメモとして残しています。そうすることで、「誰が何をする必要があるのか」が明確で迷いのないマニュアルが提供できています。引継ぎに際してはマニュアルに全ての情報が掲載されている必要はないですし、全てのっているとそれはそれで見なくなるので、必要十分な情報が記録できるManualForceはとても役立っています。
ー他にはどのようなシーンでご利用なさっていますか？
（中川さん）案件の中にはホームページ制作だけを依頼される案件もあります。こういった案件の場合は、最終的にはお客様でホームページを運用することになりますので、納品時にCMSの操作手順マニュアルを提供していますが、このマニュアルをManualForceを使って納品しています。何より、お客様の画面で見た時と全く同じ画面で操作手順をまとめられるので、お客様の目線で非常に実用的なマニュアルとしてご提供できていると思います。
ーどれくらい業務は効率化されましたか？
（中川さん）引継ぎの時間で言うと、ほぼ100％削減されていると言っても過言じゃないくらいです。いつもの業務を行うだけで引き継ぐことができるので、かなり削減された印象があります。
多少工程の長い操作手順の説明であっても9割は削減されたと思います。説明に1時間かかっていたものが5-10分程度で完了しています。今まではメールで質問があれば、スクショを撮り返事を書き、電話で補足説明をしていたような時間も考えるとほぼ全てなくなったんじゃないでしょうか。
│ManualForceで自分自身の時間を増やし新たな挑戦
ーこれからManualForceを利用して取り組んでいきたいことを教えてください。
（中川さん）新しいシステムをお客様に導入するときに、外注して導入を行うこともありますが、外注先への業務依頼でも利用していきたいと考えています。外注先への指示は面倒なことが多いですが、手軽に頭の中のイメージを外に出せるので、私自身の作業工数が最小化できると考えています。また、システム導入を設定マニュアル付きでパッケージ販売することも検討しています。
ーManualForceの利用を検討されている方へメッセージをお願いします。
（中川さん）FREEプランがあるので一回はとにかく使った方がいいと思いますし、9割削減はリアルにあると感じています。まずは、1回使えば虜になると思いますね。特に事務作業で人に業務を渡したい方や外注化や組織化を検討されている方におススメです！あとは、是非ウェブ制作会社さんでご利用いただくと業務が効率化されると思いました。
ー引き続きManualForceがご支援できるよう改善を進めて参ります。貴重なお話をありがとうございました！
※掲載内容は取材当時のものです。
